Blog: Stafmedewerker of uitvoerend assistent

De rollen van een stafmedewerker en een uitvoerend assistent kunnen vaak verwarrend zijn omdat beide een nauwe samenwerking met hogere leidinggevenden vereisen. Maar hoewel deze twee titels zeker overeenkomsten vertonen zijn ze toch behoorlijk verschillend wat betreft taken en verantwoordelijkheden.

In deze blogpost bekijken we de belangrijkste verschillen tussen een Chief of Staff en een Executive Assistant, zodat je goed begrijpt welke rol geschikt is voor je organisatie. We onderzoeken hun functies, salarisverwachtingen, kwalificaties die nodig zijn om in elke functie te slagen, en meer. Lees verder om meer te leren over wat deze twee rollen onderscheidt!

Wat is een stafmedewerker?

Een stafmedewerker is een persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Ze rapporteren meestal aan de CEO of president en helpen hen met hun taken, zodat alles op tijd wordt voltooid. De functiebeschrijving omvat doorgaans het organiseren van vergaderingen, het coördineren van planningen, communiceren tussen afdelingen en ervoor zorgen dat projecten op koers blijven. Een bekende stafmedewerker van een vooraanstaand Amerikaans bedrijf is John Kelly, de voormalige stafmedewerker van het Witte Huis van president Donald Trump.

Hij was verantwoordelijk voor het beheer van de West Wing en ervoor te zorgen dat alle operaties tijdens zijn ambtstermijn soepel verliepen. Als gevolg hiervan kreeg hij van beide kanten van het politieke midden erkenning als een effectieve leider die hielp orde te scheppen in een chaotische omgeving. Momenteel is hij CEO van een adviesbureau in Washington D.C., gespecialiseerd in binnenlandse veiligheid en noodbeheer. Zijn ervaring als stafmedewerker is een voorbeeld voor degenen die deze cruciale rol bij welke organisatie dan ook willen vervullen.

Wat is een uitvoerend assistent?

Executive Assistants, of een EA, zijn professionals die verschillende administratieve taken uitvoeren voor hooggeplaatst personeel in een organisatie. Deze taken omvatten het plannen van vergaderingen, het beheren van e-mails en andere correspondentie, het afhandelen van reisarrangementen en meer. Gerald Egland Jr., een bekende Amerikaanse directieassistent, werkt samen met Apple’s CEO Tim Cook.

Gerald is verantwoordelijk voor het beheer van Tims planning, het regelen van reisarrangementen en meer. Hij werkt sinds 1998 bij Apple en staat bekend om zijn toewijding aan het bedrijf. Zijn aandacht voor detail heeft hem het respect van collega's en klanten opgeleverd. Hij is een mooi voorbeeld van hoe een Executive Assistant het verschil kan maken in een organisatie!

Stafchef versus uitvoerend assistent: De belangrijkste verschillen

Vaardigheden

Stafchef en uitvoerend assistenten zijn integrale rollen in elke organisatie, maar hun verantwoordelijkheden verschillen. Een directieassistent biedt meer administratieve ondersteuning dan een stafmedewerker; zij voeren doorgaans taken uit zoals het plannen van vergaderingen voor de leidinggevenden die zij bedienen, het beheren van de agenda van hun leidinggevenden, het regelen van reisplannen en het zorgen dat deadlines worden gehaald.

Aan de andere kant is een stafmedewerker een hogere rol in een organisatie; ze voeren vaak taken uit zoals projectmanagement, strategische planning en ondersteuning van het team van de leidinggevende. Ze hebben ook een bredere reikwijdte van verantwoordelijkheden dan een uitvoerend assistent, waaronder het ontwikkelen van lange termijndoelen en het bepalen van de strategie om deze te bereiken. Een stafmedewerker kan ook worden gevraagd om speciale projecten of initiatieven te beheren die de uitvoerende macht moet voltooien.

Uiteindelijk zal een stafmedewerker zich meer concentreren op de strategie en het managementteam helpen beslissingen te nemen die de organisatie ten goede komen. Tegelijkertijd is een Executive Assistant vaak meer betrokken bij de dagelijkse taken en zorgt hij ervoor dat leidinggevenden hun dagelijkse taken kunnen uitvoeren. Beide rollen zijn essentieel in elke organisatie en vereisen verschillende vaardigheden. Het herkennen van hun verschillen is belangrijk om te weten welke functie het beste geschikt is voor welke situatie dan ook.

Stafchef versus uitvoerend assistent – Sipko Visser

Beroepsopleiding en kwalificaties

De loopbaantrajecten van een stafmedewerker en een uitvoerend assistent lijken misschien op elkaar maar ze hebben heel verschillende beroepsopleidingen en kwalificaties.

De rol van stafmedewerker vereist sterke leiderschapsvaardigheden, expertise op het gebied van strategische planning en uitstekende communicatieve vaardigheden. Als zodanig zijn de primaire kwalificaties voor deze rol meestal te vinden in het hoger onderwijs of op zijn minst een paar jaar ervaring in de professionele wereld. Van de stafmedewerker wordt doorgaans verwacht dat hij expertise heeft op specifieke gebieden, zoals projectmanagement, communicatie, financiën, operaties en data-analyse.

Aan de andere kant vereisen uitvoerend assistenten over het algemeen meer administratieve vaardigheden die vaak kunnen worden verworven via technische trainingen of praktijkervaring. De primaire kwalificaties voor een functie als uitvoerend assistent zijn doorgaans secretariële vaardigheden, sterke organisatorische vaardigheden, vaardigheid in verschillende computerprogramma's en het vermogen om meerdere projecten effectief te beheren.

Hoewel er tussen beide verschillende beroepsopleidingen en kwalificaties zijn, hebben ze toch ook overeenkomsten. Beide posities vereisen doorgaans uitstekende probleemoplossende vaardigheden, het vermogen tot multitasking en het vermogen om goed onder druk te werken. Uiteindelijk zijn de verschillen tussen een stafmedewerker en een uitvoerend assistent afhankelijk van de specifieke functie-eisen die door elke werkgever worden gesteld. Het is echter essentieel op te merken dat beide rollen een integraal onderdeel zijn van het succes van elke organisatie of team.

Voor degenen die geïnteresseerd zijn in een carrièrepad als stafmedewerker of uitvoerend assistent, kan het opdoen van ervaring via stages of andere mogelijkheden van onschatbare waarde zijn. Het begrijpen van het verschil tussen deze twee rollen en het verkrijgen van de noodzakelijke kwalificaties om te slagen, kan een groot verschil maken in je succes. Met de juiste training en kwalificaties kun je in elk van deze functies een bevredigende carrière vinden.

Reikwijdte van verantwoordelijkheden

De rollen van Stafchef versus en uitvoerend assistent (UA) raken vaak door elkaar. Hoewel beide cruciale functies binnen een organisatie zijn, zijn er enkele duidelijke verschillen in de reikwijdte van hun verantwoordelijkheden.

Een Stafchef is strategischer dan een EA; ze beschikken doorgaans over leiderschapskwaliteiten en pakken taken aan zoals het stellen van doelen, het ontwikkelen van een algemene strategie en het helpen bepalen van de koers van de organisatie. Hoewel ze ook enkele administratieve taken op zich kunnen nemen, zoals het plannen van vergaderingen of het coördineren van reizen, ligt hun primaire focus op het behalen van bedrijfsdoelstellingen door ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van de voortgang.

Een UA daarentegen voert doorgaans meer dagelijkse taken uit, zoals het beheren van agenda's, het beantwoorden van e-mails en het zorgen voor een soepel verloop van projecten. Hoewel zij hun werkgever ook strategische ondersteuning kunnen bieden zal dit niet hun primaire focus zijn.

De stafmedewerker van Barack Obama was bijvoorbeeld Rahm Emanuel, die verantwoordelijk was voor het ontwikkelen van strategieën en doelstellingen voor Obama. Tegelijkertijd was zijn uitvoerend assistent Christina Tchen, die leiding gaf aan zijn dagelijkse activiteiten. Op dezelfde manier is de stafmedewerker van Elon Musk Gwynne Shotwell, die verantwoordelijk is voor het stellen van ambitieuze doelen, terwijl zijn uitvoerend assistent Claudia Cisneros is, die zijn agenda en persoonlijke behoeften beheert.

Zowel de Stafchef als de UA spelen een cruciale rol in elke organisatie. Toch kan de reikwijdte van hun verantwoordelijkheden sterk variëren, afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de strategie. Het begrijpen van de verschillen tussen deze rollen is essentieel voor organisaties om over de juiste mensen te beschikken om aan hun specifieke behoeften te voldoen.

Salaris

Het gemiddelde salaris voor een uitvoerend assistent (EA) is veel lager dan dat van een Chief Of Staff (COS). EA's verdienen doorgaans tussen €45.000 en €60.000 per jaar, terwijl COS-rollen kunnen variëren van €90.000 tot meer dan €150.000. Dit is geen verrassing als je de taken die bij elke functie horen vergelijkt.

Een UA biedt doorgaans administratieve ondersteuning aan leidinggevenden op C-niveau, zoals het beheren van oproepen en e-mails, het plannen van afspraken, het organiseren van reisarrangementen, het voorbereiden van documenten, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen en meer. Aan de andere kant is een Stafchef een strategische partner die nauw samenwerkt met het executive team om doelstellingen en doelstellingen te begeleiden. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het toezicht op de dagelijkse activiteiten, het aansturen van het personeel en het waarborgen dat de organisatie haar doelstellingen bereikt.

Het is duidelijk waarom COS-rollen hoger gewaardeerd worden dan EA-posities. Als zodanig vragen ze meestal een hoger salaris. Het is belangrijk op te merken dat de lonen voor beide partijen kunnen variëren, afhankelijk van je ervaring en locatie. Als je een van deze functies overweegt is het onderzoeken van potentiële salarissen in je regio een uitstekende manier om de juiste salarisverwachting te bepalen.

Over het geheel genomen is het duidelijk dat het gemiddelde salaris voor een COS-rol veel hoger is dan dat van een EA. Hoewel beide rollen essentiële en veeleisende taken met zich meebrengen, rechtvaardigen de extra taken die gepaard gaan met COS-posities vaak een hoger salaris. Wanneer je tussen de twee kiest, onderzoek dan de mogelijke salarissen om ervoor te zorgen dat je eerlijk wordt betaald voor je inspanningen.

Soorten taken

De rollen van de stafmedewerker en de uitvoerend assistent kennen een aantal cruciale verschillen in hun dagelijkse activiteiten. De Chief of Staff fungeert als klankbord voor de leidinggevende waaraan hij is toegewezen, geeft advies over belangrijke beslissingen en helpt de overkoepelende visie en strategie van het bedrijf vorm te geven. Ze wonen ook vergaderingen bij met topbestuurders en externe belanghebbenden, maken aantekeningen en stellen achteraf rapporten op.

Aan de andere kant fungeert de Executive Assistant als eerste aanspreekpunt voor de leidinggevende waaraan hij is toegewezen. Denk hierbij aan het beheren van hun agenda, het regelen van reizen of het communiceren met externe partijen. Een uitvoerend assistent is ook verantwoordelijk voor het organiseren van documenten, het plannen van vergaderingen en het bieden van administratieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat taken efficiënt worden uitgevoerd. Beide rollen vereisen uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden maar de taken van elke functie verschillen aanzienlijk.

Arbeidsmarkt

De baanvooruitzichten voor uitvoerend assistenten en stafmedewerkers zijn veelbelovend. Administratieve assistenten bieden cruciale ondersteuning aan de CEO of andere senior managers door dagelijkse taken uit te voeren zoals het beheren van inkomende e-mails, het plannen van vergaderingen, het maken van agenda's, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het voorbereiden van rapporten en het maken van reisarrangementen.

Door deze rol kan de CEO zich concentreren op meer andere aspecten van zijn bedrijf. Aan de andere kant is een stafmedewerker een functionaris die is aangesteld om de CEO organisatorische en administratieve ondersteuning te bieden, hem te helpen strategieën en initiatieven te ontwikkelen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat deze effectief worden geïmplementeerd. Ze beheren doorgaans teams van mensen en werken nauw samen met meerdere afdelingen om een efficiënte bedrijfsvoering binnen de organisatie te garanderen.

Zowel de uitvoerend assistenten als de stafmedewerker hebben door de jaren heen een gestage toename van de vraag gezien, die naar verwachting in de nabije toekomst zal aanhouden. Met ervaring en kwalificaties kunnen professionals in deze functies toegang verwachten tot vele lonende carrièremogelijkheden met concurrerende salarissen. Het is een interessant vakgebied om in te stappen en biedt veel groeipotentieel!

Stafchef en uitvoerend assistent

Wat heeft je leiderschapsteam nodig: een uitvoerend assistent of een Chief of Staff?

Weten welke rol het meest geschikt is voor de functie kan een uitdaging zijn als je probeert te kiezen tussen een uitvoerend assistent en een Chief of Staff voor je leiderschapsteam. In het huidige bedrijfslandschap zijn er echter voorbeelden waarbij beide typen onderdelen met succes worden gebruikt.

Google heeft bijvoorbeeld de rol Senior Executive Assistant & Administrative Manager gecreëerd, die verantwoordelijk is voor het bieden van administratieve ondersteuning op uitvoerend niveau aan de CEO en andere senior executives. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het beheer van wereldwijde reizen, het beheren van complexe kalenders en het bieden van strategische begeleiding bij verschillende projecten.

Aan de andere kant gebruikt Amazon een stafmedewerker als onderdeel van zijn leiderschapsteam. De rol van de Chief of Staff is gericht op het geven van strategisch advies aan de CEO en het ondersteunen van hem in zijn besluitvormingsproces. Ze werken ook nauw samen met andere teams om ervoor te zorgen dat strategische plannen effectief worden uitgevoerd.

Beide rollen kunnen ongelooflijk nuttig zijn voor elk leiderschapsteam dus het is essentieel om te begrijpen welk type ondersteuning je nodig hebt voordat je een beslissing neemt. Uiteindelijk zal de keuze tussen een Senior Executive Assistant en een Chief of Staff essentieel zijn voor je bedrijf en de specifieke behoeften van je leiderschapsteam.

Als je nog steeds niet zeker weet welke de juiste is voor je organisatie, is het een goed idee om met iemand te praten die ervaring heeft in beide rollen. Dit kan je helpen bepalen welk onderdeel het meest geschikt is voor de specifieke behoeften van je bedrijf. Met het juiste besluitvormingsproces en de juiste teamstructuur kan je ervoor zorgen dat je leiders op een zo goed mogelijke manier worden ondersteund.

Is een stafmedewerker of een uitvoerend assistent een betere rol voor mij?

Het hangt af van wat voor soort professional je wil zijn en van je carrièredoelen. Als je op zoek bent naar een kans om meer verantwoordelijkheid op je te nemen kan de rol van Chief of Staff aantrekkelijker zijn, omdat het doorgaans gaat om het beheren van complexe projecten en het geven van strategisch advies. Aan de andere kant, als je de voorkeur geeft aan een meer dagelijkse rol met veel administratief werk, dan is een rol als Executive Assistant wellicht de betere route voor jou.

Uiteindelijk komt het erop neer in wat voor soort omgeving je wil werken en welke taken je het meest aanspreken. Doe onderzoek naar de twee rollen en bepaal welke het beste bij je past.

De overstap van uitvoerend assistent naar stafmedewerker

Er zijn veel voorbeelden van individuen die de overstap hebben gemaakt van directie assistent naar stafmedewerker . Zo klom Kay-Yeng Yang in 2018 op van administratief assistent naar president en CEO bij de Silicon Valley Community Foundation. Op dezelfde manier klom Michael Peacock, een voormalig uitvoerend assistent van John Boehner (voormalig voorzitter van het Amerikaanse Huis van Afgevaardigden), door de top van het Amerikaanse Huis van Afgevaardigden om uiteindelijk chef-staf te worden.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van mensen die met succes de overstap hebben gemaakt van directieassistent naar stafmedewerker. Het is geen gemakkelijke reis, maar het kan wel met hard werken en toewijding…

Veelgestelde vragen

Is de stafmedewerker een uitvoerende rol?

Ja, de stafmedewerker heeft een uitvoerende rol. Deze positie rapporteert aan de CEO of president en voert hun agenda uit. De stafmedewerker werkt nauw samen met andere leidinggevenden om ervoor te zorgen dat initiatieven op de juiste manier worden geïmplementeerd en dat de doelstellingen worden bereikt. Ze hebben ook verantwoordelijkheden zoals het aansturen van afdelingshoofden, het toezicht houden op de communicatie en het zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Het is een rol die sterk leiderschap, organisatorische vaardigheden en het vermogen om strategisch te denken vereist. Uiteindelijk is de stafmedewerker verantwoordelijk voor het beheer van een organisatie. Kortom, de Chief of Staff zorgt ervoor dat alles soepel en efficiënt verloopt en zorgt ervoor dat de visie van het bedrijf wordt gerealiseerd. Zij vormen een essentieel onderdeel van elk succesvol managementteam.

Wat is de hiërarchische plek van de stafmedewerker?

De plek van een stafmedewerker in de organisatie is vrij eenvoudig. Bovenaan staat meestal de president of CEO, gevolgd door zijn/haar directe teamleden: vice-presidenten, directeuren en managers. Dan is er doorgaans een plaatsvervangend stafmedewerker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de bevelen en instructies van de president of CEO. Daaronder bevinden zich meestal assistent-stafchefs die specifieke taken uitvoeren en ervoor zorgen dat de richtlijnen van de chef-staf worden uitgevoerd. Ten slotte kan een team van assistenten de administratieve en planningstaken voor de stafmedewerker uitvoeren. Deze hiërarchie stelt duidelijke lijnen van autoriteit, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid vast zodat iedereen een rol speelt bij het waarborgen van de missie van de organisatie.

Op zijn best creëert deze hiërarchie een efficiënt en effectief team van professionals die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Als het werkt zorgt de volgorde ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit en werkt aan het bereiken van de algemene doelstellingen van de organisatie. In het ergste geval kan deze hiërarchie echter een bron van verwarring of conflicten zijn als teamleden hun rollen niet begrijpen of onduidelijk zijn over de verwachtingen. Zonder duidelijke begeleiding en communicatie kan de commandostructuur snel in de war raken, wat leidt tot frustratie en inefficiëntie.

Elke organisatie moet een solide hiërarchie van stafmedewerkers hebben zodat iedereen zijn rol binnen het team begrijpt. Wanneer alle teamleden zich gewaardeerd, gerespecteerd en gehoord voelen ontstaat er een omgeving waarin ze effectief kunnen samenwerken en aan een gemeenschappelijk doel kunnen werken. Met duidelijke verwachtingen en communicatie kan de hiërarchie van de stafmedewerker van onschatbare waarde zijn om ervoor te zorgen dat iedereen samenwerkt aan succes.

Wie staat er boven de stafmedewerker?

Een stafmedewerker is het hoogste lid van een leidersteam, maar een functie die hoger is dan die van een stafmedewerker is die van Chief Executive Officer (CEO). De rol van een CEO is om op te treden als hoofd en boegbeeld van een organisatie of bedrijf. Zij zijn doorgaans verantwoordelijk voor het bepalen van de algemene richting en doelstellingen voor de organisatie en het leiden van het team naar succes.

Ze zijn ook verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse activiteiten en zorgen ervoor dat alle operationele activiteiten soepel verlopen. Een CEO wordt vaak gezien als de meest invloedrijke persoon in een organisatie en heeft doorgaans veel beslissingsmacht. CEO's rapporteren doorgaans rechtstreeks aan de raad van bestuur of andere hooggeplaatste leden van de organisatie. Soms kan een CEO zelfs de hoogste leidinggevende in het bestuur zijn. Kortom, een CEO is de baas van een organisatie en heeft dus een hogere rang dan een stafmedewerker .

Onthoud: “Succes is niet voor de happy few. Het is voor hen die de meeste stappen zetten en hun eigen gedachten kunnen overwinnen.”

Ik ben Sipko Visser, Businesscoach, spreker, blogger en oprichter van ondernemers TV. Sinds 2018 heb ik tientallen bedrijven in het MKB geholpen om hun doelen te behalen. Van eenpitters tot de teams van grote bedrijven. Mijn klanten werken met mij omdat ik een bewezen aanpak heb die meer oplevert dan ze kost. Als je belangstelling hebt om door mij gecoacht te worden en het daar eens over wil hebben boek dan even een afspraak in mijn agenda via de website of LinkedIn.

Groet

Sipko